5 Estratégias Simples para Organizar seu Tempo

A grande maioria das pessoas que vive em grandes cidades, em algum momento, já se pegou desejando que o dia tivesse mais horas para que pudesse realizar todas as tarefas da agenda.

Vivemos em uma época em que o tempo é um dos bens mais valiosos em nossa sociedade e saber administrá-lo corretamente para gerar produtividade traz benefícios tanto para a vida pessoal quanto profissional.

Para a especialista em gestão e organização do tempo Patrícia Simões, Sócia Fundadora da Empresa Lar Perfeito Lar, todos temos as mesmas 24 horas diariamente e, apesar de vivermos em um momento da história em que somos cada vez mais exigidos por tarefas pessoais e profissionais, é possível, através de conceitos muito simples de serem aplicados no dia a dia, utilizarmos nosso tempo de maneira adequada e obtermos melhores resultados e mais qualidade de vida.

Segundo Juliana Palombo, consultora de carreiras da Palombo RH, um dos grandes desafios das empresas hoje é encontrar funcionários que saibam organizar seu tempo de forma eficaz, para obter melhores resultados no menor tempo.

“Em um cenário de corte de gastos e quadros enxutos, cada vez mais os empregadores valorizam profissionais que aproveitam da melhor maneira a jornada de trabalho e cumprem suas tarefas, de preferência sem que precisem realizar horas extras.

Isso é bom para a empresa, que obtém mais resultados com menos custos e excelente para o funcionário, que ganha mais tempo para a vida pessoal.

No dia a dia do recrutamento de pessoas tenho visto cada vez mais a importância de despertar a consciência para esta competência fundamental e foi desta demanda que surgiu a necessidade de promover um programa de capacitação para que as pessoas lidem melhor com o tempo em todas as áreas da vida”, explica.

Patrícia Simões concorda. Ela explica que o maior inimigo da organização do tempo é a falta de planejamento:

“Quando você não organiza suas tarefas e não planeja qual a sequência que elas devem ser executadas, tem uma grande chance de inverter as ordens de prioridade, se dispersar com coisas desnecessárias e deixar de lado o que de fato é importante.

Quem desenvolve o hábito de se planejar é muito mais produtivo na vida profissional e ainda consegue dedicar tempo para a vida pessoal, algo cada vez mais raro nos dias de hoje. ”, afirma.

Patrícia desenvolveu, em parceria com a Palombo RH, um workshop de cinco módulos com o passo a passo da organização do tempo e hoje traz cinco dicas de estratégias simples e poderosas que fazem parte do programa e podem potencializar resultados tanto na vida pessoal, quanto profissional, para quem deseja organizar seu tempo e fazer o relógio trabalhar a seu favor:

1. Faça uma análise dos seus hábitos

Você é seu melhor observador. Avalie-se por uma semana de trabalho estando atento aos seus horários, ao que você gosta de fazer e ao que não gosta e, por isso mesmo, acaba adiando.

Perceba quanto tempo você perde com distrações como redes sociais, por exemplo. Contabilize tudo e você irá perceber que, com simples intervenções em sua rotina será possível ganhar tempo extra para você fazer o que ama.

2. Use a rotina a seu favor

Organização está diretamente relacionada com planejamento. Desenvolva o hábito de criar uma rotina simples que te permita desempenhar suas atividades de forma mais assertiva e eficaz.

Fazer uma lista das atividades que precisam ser desempenhadas ao longo da semana, rever a agenda antes de assumir novos compromissos e sair com antecedência para evitar atrasos, por exemplo, potencializam seus resultados.

Manter uma rotina não tem nada a ver com levar uma vida monótona e repetitiva. Trata-se de seguir uma sequência lógica de atividades que evitem o desperdício de tempo com distrações. Quando você desenvolve um método suas tarefas são cumpridas de forma mais rápida e eficaz.

3. Tenha em mente os benefícios

Você precisa de mais tempo para fazer o que? Quando você tem um objetivo específico para o tempo economizado, terá ainda mais disciplina e foco para alcançá-lo.

Se você quer tempo extra para fazer um curso ou sair com a família, programe-se para ser mais produtivo já pensando no tempo necessário para cada uma destas atividades. Sua motivação certamente potencializará seus resultados.

4. Determine o que é urgente e o que é importante

Tudo que é importante e não foi feito dentro do prazo se transforma em urgente. Quando uma tarefa se torna urgente, você tem grandes chances de ficar estressado, deixar de lado outras coisas e criar uma sequência interminável de atropelos.

Classifique seus compromissos como facultativo, interessante e importante e comece suas atividades pelos importantes, desta forma o que de fato precisa ser realizado será cumprido, sem que precise se tornar urgente.

Leia também: Sabe a diferença entre urgência, importância e prioridade?

5. Planeje sempre

Um ditado popular muito conhecido diz que para quem não sabe para onde está indo, qualquer caminho serve.

Determine seus objetivos e trace um plano de ação e tarefas para alcança-los e tenha disciplina. Quando você sabe exatamente o que precisa fazer, não corre o risco de se concentrar em coisas irrelevantes e deixar de lado o que de fato importa.

Patrícia complementa: “Tenho visto, a cada dia, a grande dificuldade das pessoas de colocarem em prática todas teorias de organização do tempo, por isso procuro, em meus workshops, não só demonstrar as técnicas, mas também ajudar os participantes a desenvolverem métodos que sejam eficazes para melhorar a produtividade de cada um, de acordo com seu perfil.

Não existe ninguém que permaneça desorganizado se quiser mudar. Todos nós temos o potencial de assumir o controle do nosso tempo e são incontáveis as vantagens e os benefícios desta organização”.

Patrícia Simões
É especialista em gestão, organização e logística. É palestrante e CEO da empresa Lar Perfeito Lar.

Palombo RH é uma consultoria em Recursos Humanos especializada em gestão estratégica de pessoas.