Sabe a diferença entre urgência, importância e prioridade?

Um dos grandes problemas que as pessoas percebem na administração do tempo é não saber diferenciar estes três elementos, que são totalmente diferente entre si.

Urgência está ligado ao tempo, ao prazo de execução e de início da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem.

Importância é o quanto aquela tarefa irá agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade da tarefa surge a partir da combinação de seu grau de urgência e importância.

Aí temos um dos maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritária não é aquela que se deva fazer logo (isto está diretamente ligado à urgência), nem tampouco uma coisa importante (isto está diretamente ligado à importância).

As tarefas mais prioritárias são aquelas que não são urgentes e são importantes, as chamadas prioridade “1”.
Prioridade “2” são as tarefas urgentes e importantes e a prioridade “3” corresponde às tarefas urgentes e não importantes.

Quer dizer que as coisas mais prioritárias são aquelas que, embora importantes, não são urgentes? Exatamente.Se partirmos do princípio (como o senso comum faz) de que uma tarefa de prioridade “1” deve ser logo executada, estamos julgando-a simplesmente pelo critério de urgência.

Prioridade é uma combinação de urgência e importância. As tarefas que devemos executar antes das outras são as de prioridades “2” e “3” (de alta urgência), pois há o limite do tempo. As tarefas de prioridade “1” devem ser executadas depois, quando a mente estiver mais livre das “tarefas incendiárias”. Por isto é que a chamamos de prioridade “1”.

As tarefas de prioridade “1” são aquelas importantes para nós e temos um tempo muito mais generoso e suficiente para que possamos planejar, criar, gerar relacionamentos, aprofundar conhecimentos e aumentar a probabilidade de sucesso.

Não seria bom se todas as nossas tarefas fossem assim no dia-a-dia? Claro que sim, por isto que estas tarefas têm a maior prioridade em nossas vidas.

Assim explicou Alberto Alvarães, consultor organizacional, no artigo: Considerações sobre administração do tempo

Ou seja, quanto maior o nível de prioridade (3,2,1) maior a necessidade de ser realizada antes.

Renato Fridschtein, em artigo para Webinsider, propõe uma lista mestra de afazeres para ajudar a definir essas prioridades e  gerenciar as atividades diariamente.

E diz:

Tente por alguns dias e se você fizer tudo direitinho, vai acabar sendo conquistado por esta forma de trabalhar. Em pouco tempo, verá como fica fácil trabalhar assim e como você vai ficar orgulhoso com os resultados que vai alcançar.

Montei a lista no Excel e disponibilizo o modelo (salve uma cópia no Google Drive) para vocês: