Gestão do tempo: O que você faria se tivesse uma hora a mais no seu dia?
Certamente, uma boa parte das pessoas diria que a utilizaria nas suas atividades mais prazerosas. E isso pode acontecer, ou seja, uma pessoa pode ter uma hora a mais livre de trabalho, mas, para tanto, ela precisa saber administrar melhor o seu tempo, o que acaba levando ao estabelecimento de prioridades, isto é, de atividades que devem ter primazia.
1º Mandamento: Reconhecer e eliminar os desperdiçadores de tempo
Existe um velho ditado que diz que o “hábito faz o monge”. No uso das nossas 24h temos tantos comportamentos que nem nos damos conta de que algumas destas atitudes estão consumindo mais tempo que deveriam.
Uma sugestão: fale menos tempo ao telefone, que isso vai ser bem útil para ter mais tempo para outras coisas…
2º Mandamento: Ter um planejamento e definir prioridades para o seu dia
É vital que você faça antecipamente uma pauta para o dia seguinte de trabalho (ou até de lazer), um planejamento de todas as suas tarefas.
Assim, o ideal é que utilize um importante instrumento de administração do tempo, a agenda,e nela saiba classificar as suas tarefas em triviais e vitais (ou essenciais).
3º Mandamento: Uma tarefa de cada vez. É preciso ter foco e disciplina
Os desvios de atenção são quase inevitáveis e nos fazem desperdiçar o tempo ao voltarmos para as tarefas que estávamos realizando quando fomos interrompidos por algum motivo.
É por isso que é de suma importância que muitas das atividades diárias tenham um horário para começar e terminar. Não se deve comumente começar uma tarefa, sem ter terminado a anterior.
4º Mandamento: Otimize seu tempo ao máximo
Otimizar deve ser entendido como aproveitar ao máximo o seu desempenho, tornar os processos de trabalho mais eficientes, melhorar as condições de trabalho e assim por diante.
Na busca de alternativas para se economizar o tempo utilizado na execução de nossas tarefas, devemos maximizar um dos elementos mais admirados nos seres humanos: a criatividade.
Você já pensou em novas formas para poder ler (ou estudar) o conteúdo de livros importantes, enquanto está,por exemplo, congestionado no trânsito ou está no banheiro? Seja mais criativo e assim poderá otimizar seu tempo!
5º Mandamento: Delegar tarefas
Delegar tarefas é uma forma inteligente de ganhar um bom tempo do seu dia, mas isso não é tão fácil,pois, para tanto, é indispensável livrar-se de alguns preconceitos, sendo o mais complexo aquele de imaginar que não são todas as pessoas que têm capacidade para receber tarefas.
6º Mandamento: Aprenda a dizer não.
De cada 100 pessoas, só uma tem a coragem de responder “não sei” quando não sabe. As outras 99 sempre acham que precisam ter uma resposta pronta, seja ela qual for, para qualquer situação.
Porém, dizer “não sei”é uma resposta que economiza o tempo de todo mundo e predispõe os envolvidos a conseguir dados mais concretos antes de se tomar uma decisão.
Portanto, se há algo em nossa vida que devemos pensar seriamente, é o momento de responder algo quando alguém nos pede, pois esse pedido pode roubar um pouco do que temos de mais precioso:nosso tempo. Nestes casos, o melhor a fazer é dizer: não!
7º Mandamento: Um dia bom começa com um bom dia!
Aí vão dois comportamentos completamente diferentes: ao acordar, uma pessoa abre a janela do seu quarto, vê um lindo dia de sol e diz: “Que dia lindo! Hoje vai ser o máximo e vou realizar uma porção de coisas boas!”
Numa outra janela, não muito longe da anterior, alguém faz o mesmo, porém resmunga e vocifera: “Que droga! Hoje vai fazer calor demais! Vou ficar todo suado! Vai ser um inferno!” Pois bem, o nosso cérebro escuta o que dizemos e vai mandar hormônios de acordo com o “pedido do freguês”.
Se ele diz que o dia vai ser ruim, mandará veneno para deprimi-lo mais ainda. Mas se ouve que o dia vai ser bom, mandará vitaminas para a manutenção da boa qualidade desse dia. Portanto, um bom dia começa com um “bom dia!”.
Por falar em acordar, é bom lembrar o quanto é importante administrar bem o seu horário de despertar. De acordo com alguns estudos, o melhor momento para acordar é 15 minutos antes do horário planejado, fazendo com que você tenha a sensação de estar à frente de todos os seus problemas.
Não é difícil de concordar com isso, até porque, caso você acorde depois, seu dia será no mínimo, um pouco mais complicado. Se acordar no horário não sobrará tempo para imprevistos e isso, convenhamos, é péssimo. Então, por que não acordar 15 minutos antes?
8º Mandamento: Reconhecer os seus momentos mais produtivos
É vital que cada pessoa saiba quais os momentos do seu dia que podem ser considerados mais proveitosos.
Assim, existem algumas pessoas que têm na manhã os melhores resultados do seu trabalho, são mais criativas, esforçam-se menos nesse período, mas, mesmo assim, são mais eficazes em suas ações. Essas pessoas fazem parte do grupo de matinais.
Entretanto, há também as pessoas que são mais vespertinas ou até aquelas notívagas e para estas as tarefas feitas na parte da manhã ocorrem de maneira muito arrastada…
Todo aquele que reconhecer os momentos ou situações em que é mais produtivo, planejará melhor a sua agenda e seguramente dará um grande passo para obter economia de tempo.
9º Mandamento: Deixar de ser perfeccionista ou muito detalhista
Caso se sinta desconfortável com as suas realizações, achando que não são boas o bastante e que precisam sempre dar mais do que 100% para se sentir satisfeito com o resultado de alguma atividade, então possivelmente você é uma pessoa perfeccionista.
O perfeccionismo com freqüência é visto equivocamente em nossa sociedade como desejável ou mesmo necessário para o sucesso. Entretanto, estudos recentes mostraram que as atitudes perfeccionistas interferem de modo negativo no sucesso.
Por outro lado, se você tem obsessão pelos detalhes, também está no mesmo caminho: o da protelação de suas tarefas, buscando sempre um ponto ideal ou aquele que julga “perfeito”e cuja medida só você é capaz de compreender.
No entanto, não se pode esquecer que a maior parte dos projetos bem-sucedidos foram premiados pelos seus detalhes!?
Se bem que é importante lembrar também que muitos bons projetos não chegaram a ser julgados porque foram entregues fora da hora e isso aconteceu pois quem os estava executando ficou por mais tempo do que o necessário procurando o melhor formato ou apresentação e ,dessa maneira, deixou de cumprir o mais importante: o prazo de entrega.
Portanto, não acredite no slogan: “Demorou para sair, mas saiu”, pois ele não está com nada.
Assim, ter atenção aos detalhes é importante, mas o melhor mesmo é não se afundar demais neles, nem buscar a perfeição, pois isso acabará com o seu tempo!
10º Mandamento: Monitorar o curso das suas ações e buscar melhoria contínua
Precisamos monitorar o curso de nossas ações constantemente, revendo os processos de trabalho e visando,com isso, a melhoria do nosso desempenho.
Uma filosofia interessante de se aplicar é o kaizen, que em japonês quer dizer algo como “mudança para melhor”. Na realidade, o que os japoneses quiseram implementar, principalmente na cultura das suas empresas, é a melhoria contínua e gradual dos processos produtivos, reconhecendo e eliminando neles todos os desperdícios e, dessa maneira, economizando tempo e dinheiro.
Os japoneses usam o kaizen também na sua vida pessoal e o mesmo hábito deveriam ter os brasileiros. Assim, reserve um tempo do seu dia para aplicar as técnicas do kaizen , revendo inclusive a sua forma de raciocionar, na busca de melhores atitudes, com o que terá dias cada vez melhores e com mais tempo para ações eficazes.
11º Mandamento: Recompense a si mesmo, compre um presente para você!
Toda vez que vencer um desafio, dê um presente a si mesmo: pode ser um relógio novo, uma gravata ou até um super sorvetão.
Esses “reforços”, ou estímulos, aumentam a probabilidade de que no futuro outros desempenhos desejados sejam alcançados.
Que tal você dizer a si mesmo que após ler esse artigo, irá implementar alguns mandamentos, e assim que eles começarem a ser praticados, irá comprar um par de sapatos para si mesmo como recompensa?
Nada mal, principalmente se os sapatos forem confortáveis e você puder andar com mais conforto no parque, o que aprecia tanto no seu tempo livre…
12º Mandamento: Não deixar de fazer o que gosta quando pode!
O termo ócio – muito empregado por aqueles que não tem o que fazer – não pode ser definido como preguiça, assim como não é possível nutrir culpa quando não fazemos nada no tempo livre de nosso dia.
Existe um grupo que prega que as pessoas parem de vez suas atividades normais e diárias para que possam se livrar do maldito estresse de uma semana inteira de trabalho árduo, fazendo uma tarefa excepcionalmente simples: nada!
E isso mesmo, nada!
Trata-se do clube do Nadismo, uma “filosofia” idealizada pelo designer Marcelo Bohrer, em Londres, que promove encontros públicos e oferece a oportunidade de parar completamente todas as atividades por 45 minutos. O Clube já realiza encontros no Brasil há mais de quatro anos…
Na realidade, é impossível não fazer nada, uma vez que a nossa cabeça é uma máquina fenomenal que nunca para e não cansa de pensar!
Nós, seres humanos, estamos sempre pensando. Mesmo quando não fazemos nada, estamos pensando no que vamos fazer depois que aqueles 45 minutos passarem. Pois é, assim é a vida de cada um de nós. Porém, ela ficará muito melhor se você economizar bastante tempo para fazer o que mais gosta.
Não esqueça, pois o conselho de Randolph Frederick Pausch, autor e professor de Ciência da Computação:
“O tempo deve ser administrado com precisão, assim como o dinheiro. É sempre possível mudar de plano, desde que se tenha outro. Pergunte a si mesmo se não está gastando tempo com coisas erradas e, por isso mesmo, desenvolva um sistema de arquivos. Repense o uso do telefone. Aprenda a delegar tarefas. Tire férias, que nunca serão ‘reais’ se você continuar lendo e-mails ou procurando mensagens no celular.”
O que é importante é que após a leitura desse artigo, você leitor, sinta-se “culpado” quando desperdiçar o seu precioso tempo em vão. A esperança é que daqui para frente você não faça mais isso, ou então limite-o a um mínimo. Aí aproveite bem a sua vida e fundalmentalmente seja mais criativo, busque fugir das coisas rotineiras e seja mais feliz!
** Randolph F. Pausch, cuja última aula sobre como enfrentar um câncer terminal se tornou uma sensação na Internet e virou o aclamado livro Last Lecture (Última Lição), morreu em 25 de julho de 2008.
Randolph Pausch teve um câncer pancreático incurável diagnosticado em setembro de 2006. Sua popular “última aula” na Carnegie Mellon, dos Estados Unidos da América (EUA) ganhou atenção internacional e foi vista por milhões de pessoas no YouTube. Nela, Randolph Pausch falava em viver a vida que sempre sonhou, ao invés de passar seu tempo concentrado em impedir a morte.
Ele escreveu no seu site: “Dei essa aula para os meus filhos, mas se outros encontrarem valor nela, isso será maravilhoso.”.
Fonte: Revista Qualimetria
